Case COCONNE

In deze case geven we een overzicht van de maatwerk implementatie die werd gedaan voor Coconne, een creatief architectenbureau en dit op basis van het WAVEDESK-platform.

Over COCONNE

COCONNE is een gerenommeerd architectenbureau gelegen te Handzame met Charlotte Pattyn aan het roer. Charlotte werkt met een team van zelfstandige medewerkers en heeft 2 belangrijke takken in haar activiteiten:

  • De activiteiten rond architectuur
  • De activiteiten rond Coconne Objects

De activiteiten rond architectuur richten zich vooral op projecten en vereisen een strikte opvolging van tijdsregistraties gemaakt door de verschillende medewerkers terwij COCONNE Objects zicht richt op de verkoop van unieke objecten exclusief gemaakt door COCONNE.

Meer informatie over COCONNE kan u terugvinden op de COCONNE website.

 

Charlotte Pattyn zaakvoerder COCONNE

Uitwerking

De vraag kwam of het mogelijk was een implementatie te verzorgen van het WAVEDESK-platform waar beide activiteiten kunnen opgevolgd worden. Hieronder kan u een overzicht terugvinden van de vereisten:

  • Projectbeheer: mogelijkheid om projecten aan te maken met beheer van budget, fasen, mogelijkheid tot gesplitste facturatie (privé/zakelijk) binnen 1 project, specifieke individuele tarieven voor iedere medewerker die activiteiten uitvoert voor een project, …
  • Tijdsregistratie: een eenvoudige manier voor de medewerkers om hun tijdsbesteding te registreren en dit gelinkt aan projecten en activiteiten gezien er verschillende tarieven kunnen aangerekend worden voor verschillende types van activiteiten binnen een project.
  • Offertebeheer: een eenvoudige manier om offertes op te maken voor COCONNE Objects met ondersteuning voor het doormailen van de offerte naar de klant.
  • Facturatie: mogelijkheid om enerzijds voorschotfacturen en saldofacturen te maken voor COCONNE Objects en anderzijds het factureren van tijdsregistraties. Ook voorzieningen voor het rappelbeheer en de opvolging van de betalingen waren een vereiste.
  • Werfverslagen: een module om gemakkelijk verschillende versies van werfverslagen te kunnen bijhouden met automatische verspreiding van de verslagen naar alle deelnemers aan de werfvergadering.

Resultaat

Het WAVEDESK-platform hebben we uitgebreid met een stuk maatwerk.

Het maatwerk voorziet enerzijds voor de medewerkers de mogelijkheid om op eenvoudige manier via de browser de nodige tijdsregistraties te maken. Bijkomend werd hier voorzien dat de medewerkers maandelijks een overzicht kunnen trekken van hun prestaties zodat deze kunnen door gefactureerd worden naar COCONNE toe gezien het hier steeds om zelfstandige medewerkers gaat.

Voor de verantwoordelijke die instaat voor de facturatie hebben we een globaal overzicht voorzien van de registraties per project met een duidelijke weergave van het al gefactureerde gedeelte en het bedrag aan prestaties dat nog moet gefactureerd worden.

Van hieruit kan de verantwoordelijke gemakkelijk facturen aanmaken en deze automatisch doormailen met de nodige mail templates. Ook de opvolging van de betalingen en het rappelbeheer kan rechtstreeks vanuit dit globale overzicht.

Belangrijkste voordelen voor COCONNE

  • Snelle opmaak van werfverslagen
  • Facturatie in functie van vooruitgang project
  • Offertebeheer
  • Gesplitste facturatie
  • Correcte uurregistratie naar COCONNE toe
  • Correcte uurregistratie naar de eindklant toe
COCONNE

Bent u op zoek naar specifiek maatwerk voor uw bedrijf? Op deze pagina kan u een overzicht terugvinden van de maatwerk diensten die we aanbieden.

Op zoek naar een softwareoplossing voor uw bedrijf?

Contacteer ons voor een vrijblijvend gesprek waarbij we kijken hoe we u kunnen helpen